Formularze w firmach – obsługa wniosków urlopowych

Formularze mogą być wykorzystywane w dowolnej firmie bez względu na profil jej działalności. Służą zarówno do usprawnienia obsługi klienta, jak i w komunikacji wewnętrznej z pracownikami. Zalety i korzyści wprowadzenia w firmach obiegu formularzy można zilustrować na przykładzie obsługi wniosków urlopowych pracowników.

W trakcie typowego procesu obsługi tradycyjnego-papierowego wniosku urlopowego zaangażowane są trzy osoby: pracownik starający się o urlop, jego przełożony oraz pracownik z działu kadr. Uogólniony proces obsługi tradycyjnego wniosku papierowego może składać się z kilku kroków. Na początku pracownik sprawdza w dziale kadr ilość dni dostępnego urlopu. Kadrowy aby ustalić wymiar urlopu do wykorzystania musi sprawdzić jego rzeczywisty stan w systemie komputerowym. Pracownik może wówczas wypisać papierowy wniosek urlopowy i przekazać go do działu kadr. Dział kadr weryfikuje poprawność złożonego wniosku i przekazuje go do akceptacji przez przełożonego. Aby zaakceptować wniosek przełożony musi sprawdzić planu urlopowy działu w którym jest zatrudniony pracownik. Dział kadr po otrzymaniu zatwierdzonego wniosku urlopowego wprowadza go do systemu komputerowego. W ostatnim kroku pracownik sprawdza czy jego wniosek został ostatecznie zaakceptowany.

Jak wygląda z kolei ten sam proces obsługi wniosków urlopowych po wprowadzeniu formularzy elektronicznych? Na pierwszym etapie pracownik klika przycisk w systemie komputerowym uruchamiający odpowiedni formularz elektroniczny, który uzupełnia. Naciskając kolejny przycisk, formularz z wnioskiem jest kierowany zgodnie z dedykowanym obiegiem obsługi wniosków urlopowych do pracownika działu kadr i przełożonego. Przełożony elektronicznie akceptuje wniosek po sprawdzeniu w systemie planu urlopowego działu w którym jest zatrudniony pracownik. Następuje automatyczna aktualizacja planu urlopowego i wysyłka odpowiedniej informacji do pracownika o ostatecznej akceptacji wystawionego przez niego wniosku urlopowego.

Porównując obsługę papierowego i elektronicznego wniosku urlopowego można przeprowadzić symulację kosztów obydwu wariantów. Można założyć, że opisany powyżej proces obsługi wniosków papierowych przebiega w zbliżony sposób w większości firm. Do dalszej analizy przyjmuje się średni czas wykonania jednej czynności od 2 do 5 minut. Przy takim założeniu uzyskuje się dla całej operacji blisko 30 minut pracy dla jednego wniosku urlopowego i zaangażowanie w jego obsługę trzech osób. Średnia płaca brutto wynosi obecnie 3800 PLN całkowitego kosztu pracodawcy. Przyjmując taką kwotę, bez występującego w rzeczywistości zróżnicowania wysokości pensji osób występujących w przykładzie oraz 2000 godzin roboczych w roku, otrzymuje się koszt obsługi wniosku na poziomie blisko 12 PLN. Zakładając, że pojedynczy pracownik składa w ciągu roku przeciętnie 4 wnioski i przyjmując przykładową firmę składającą się z 50 pracowników otrzymuje się roczne koszty obsługi papierowych wniosków urlopowych na poziomie ponad 2400 PLN.

Z kolei wprowadzenie w ISOF-Workflow formularza i zdefiniowanie elektronicznego procesu obsługi wniosków urlopowych owocuje znacznym zmniejszeniem ilości czynności koniecznych do wykonania. Dodatkowo pracę osoby działu kadr zastępują automatyczne czynności wykonywane natychmiast przez system. W efekcie czas dla całej operacji został skrócony do 4 minut, a w jego obsługę angażuje się tylko dwie osoby. Przy takich założeniach koszt obsługi pojedynczego wniosku wynosi 1,50 PLN. Całkowity, roczny koszt obsługi formularzy elektronicznych w skali tej samej firmy to 300 PLN. Reasumując, otrzymuje się 8-krotne oszczędności czasu i kosztów w porównaniu z obsługą tradycyjnych wniosków urlopowych. Jak wykazują badania podobny poziom oszczędności uzyskuje się przy konwersji większości typów wniosków papierowych na formularze elektroniczne.