Obsługa faktur zakupowych

System wspiera obsługę zarówno papierowych, jak i elektronicznych obcych dokumentów zakupowych. Dokumenty papierowe po zeskanowaniu i przekształceniu do PDF są opatrywane cyfrową pieczęcią firmową, która zapewnia nienaruszalność treści i dat oraz niezaprzeczalność pochodzenia pliku. Następnie są one kierowane do dedykowanego procesu obsługi dokumentów zakupowych. Jeżeli firma otrzymuje od kontrahenta elektroniczne wersje PDF dokumentów zakupowych to również one po opatrzeniu pieczęcią są kierowane do tego samego obiegu. Obsługa dokumentu zakupowego w systemie ISOF-Workflow może odbywać się przy pomocy utworzonego dedykowanego obiegu i wywoływanych z niego funkcji, np. przypisanie kontrahenta, dekretacja. W tym celu firma musi mieć dostęp do następujących modułów: DMS, Dekretacja, Faktury zakupu, w ilości odpowiedniej do liczby osób przetwarzających dokumenty na poszczególnych etapach. Poniższy obieg faktur zakupowych ma charakter przykładowy. Na jego podstawie można utworzyć procedurę uwzględniającą specyfikę firmy oraz indywidualne wymagania użytkowników. Przedstawiony poniżej obieg zawiera kilka stanów, przez które kolejno przechodzi faktura.

Pierwszy z nich to przedstawiony na wstępie etap rejestracji w systemie faktury papierowej lub elektronicznej, który kończy się gdy plik zostaje umieszczony w odpowiednim folderze DMS. W przypadku faktury zeskanowanej kolejnym krokiem jest wysłanie jej do osoby, która wystawi jej powiązany odpowiednik w systemie (jeżeli faktura elektroniczna zawiera załącznik w formacie EDI-XML GS1 jest ona bezpośrednio importowana do systemu faktur zakupowych). Po wystawieniu faktury należy ją przesłać do opisu elektronicznego. Faktura po opisaniu zostaje przesłana do kolejnych pracowników do kilkustopniowego zatwierdzenia. Pierwszym z nich jest zatwierdzenie merytoryczne. Po zatwierdzeniu merytorycznym następuje przesłanie faktury do kolejnej osoby, która dokonuje jej kontroli formalno-rachunkowej. Akceptuje ona do spłacenia należności powstałe z tytułu faktury. Ostateczne skierowanie do wypłaty następuje po zatwierdzeniu stwierdzającym, że dokument został zaakceptowany przez odpowiedniego kierownika. Po wypłacie obieg zostaje zakończony. Dla przypadków wymagających wyjaśnienia dedykowany jest specjalny, odrębny stan do którego trafiają wątpliwe faktury. Dokumenty zakupowe wystawione w systemie mogą być domyślnie wystawione jako dokumenty zatwierdzone. W przeciwnym wypadku konieczne jest ich opisane powyżej zatwierdzanie. Zarówno zatwierdzanie jak i odtwierdzanie dokumentów zakupowych jest możliwe tylko dla użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienia.

W efekcie po zakończeniu procedury otrzymuje się obraz faktury w odpowiednim folderze modułu DMS oraz zarejestrowany dokument zakupowy w systemie z informacjami o jego zatwierdzeniu. Historię całego procesu obsługi można zobaczyć w postaci tabelarycznej i graficznej. Możliwe jest odszukanie dokumentu zarówno na podstawie numeru faktury obcej jak i numeru nadanego przez moduł obsługi faktur zakupowych systemu oraz według kontrahenta. Dla każdego stanu możliwe jest określenie czasu jaki przeznaczony zostanie na wykonanie kolejnej akcji oraz wybranie użytkowników lub grup do jakich domyślnie kierowany jest dokument w danym stanie obiegu. Na podstawie raportu dokumentów w obiegach możliwe jest sprawdzenie ilości dokumentów pozostających w danym stanie, ilości dokumentów które zmieniły stan w określonym czasie oraz sprawdzenie historii danego dokumentu.

Inne przykłady wykorzystania obiegu zeskanowanych dokumentów zakupowych to sprawdzenie faktur z umowami, zamówieniami, CRM Portfolio czy z przepływami gotówkowymi.