Formularze
Formularze – specjalne dokumenty DMS
Cechą szczególną ISOF-Workflow jest m.in. rozbudowany moduł definiowania, wysyłania w obiegi, wypełniania i raportowania formularzy. Dzięki niemu bardzo łatwo można wysłać, odebrać i przetworzyć dowolną ilość informacji krążących pomiędzy dużą liczbą osób w firmach i instytucjach o złożonej i rozproszonej strukturze.
 |
 |
Formularze są jednym z wielu typów dokumentów przetwarzanych przez DMS. Mogą stanowić rozszerzenie standardowo dostępnych w systemie ISOF informacji (np. o danych kontrahenta, Aktywnościach CRM, fakturach zakupu i sprzedaży). Wzbogacają je o zestaw danych specyficznych dla obszaru działalności użytkowników systemu. Pozwalają tym samym obsłużyć dodatkowe przypadki występujące w codziennej działalności firm. Użytkownicy systemu mogą samodzielnie, w łatwy sposób, tworzyć dokumenty o strukturze formularza poprzez określenie pól w nim występujących.
W formularzach występuje około 20 typów pól, które można podzielić na dwa rodzaje:
- podstawowy, który obejmuje tekst, liczby, kwoty, daty, tabele i podformularze,
- dodatkowy, zawierający m.in. dane kontrahentów, użytkowników i numery identyfikacyjne (np. PESEL, REGON, NRB, NIP podlegające dodatkowo weryfikacji poprawności
- wprowadzonych danych) oraz numery kart, dowodów osobistych i paszportów oraz pola typu reguła matematyczna umożliwiające wyliczenie wartości na podstawie innych pól uzupełnionych w formularzu.
Cechą charakterystyczną formularzy jest to, że są one formatem natywnym dla systemu ISOF-Workflow. Dzięki temu informacje w nich zawarte są następnie zapisywane w relacyjnej bazie danych i mogą być przeszukiwane oraz przywołane w każdym momencie użytkowania systemu w kontekście, w którym formularz został zapisany. Jest to główna zaleta i różnica pomiędzy formularzami wbudowanymi w ISOF-Workflow, a zewnętrznymi. Formularze zewnętrzne, utworzone przykładowo w formacie PDF, również mogą być wysyłane w obieg i korzystać z innych zalet ISOF-Workflow, jednak dane w nich są gromadzone poza bazą danych systemu. Formularze mogą przyjmować także funkcję szablonów dokumentów uzupełnianych w firmie w ramach jej procedur, np. umowy, wnioski.
Formularze w obiegach
Formularze mogą być również wysyłane w obieg DMS i podlegać procesowi obsługi pracy grupowej. Dzięki temu ISOF-Workflow umożliwia przykładowo bankom wdrożenie nowego obiegu dokumentów, związanego z wprowadzanymi produktami bankowymi, w ciągu zaledwie kilku godzin.
Aktywatory obiegów formularzy
Funkcjonalność FDO (formularze do obiegu) umożliwia łatwe kierowanie formularzy do elektronicznych obiegów przepływu pracy i dokumentów. W praktyce polega ona na tym, że w Inteligentnym Asystencie tworzy się graficzne ikony, które aktywują uruchomienie odpowiednich formularzy. Przykładem może być ikona „wniosek urlopowy”, która po kliknięciu uruchamia odpowiedni formularz. Pracownik po wypełnieniu podstawowych danych, kieruje go do odpowiedniej osoby. Aktywatory mają na celu ułatwienie posługiwania się formularzami osobom, które nie są zaznajomione z pełnią właściwości systemu.
Wydruki formularzy
W ISOF-Workflow osobno definiuje się wzorzec wydruku formularza w formacie ODT/DOC, który określa wygląd formularza do druku zgodny z systemem identyfikacji wizualnej firmy. Oprócz informacji z formularza zawiera on elementy graficzne. Finalny wydruk można wykonać z pliku w formacie PDF, który zawiera także podformularze. Możliwy jest zapis wydruku w DMS co zapewnia zachowanie danej wersji dokumentu, np. umowy w PDF, która może być następnie opatrzona pieczęcią firmową.
Formularze podpisane pieczęcią cyfrową
Na bazie formularzy znajdujących się w obiegu, można wygenerować plik PDF automatycznie podpisany pieczęcią cyfrową. Pieczęć cyfrowa zapewnia nienaruszalność treści i dat oraz niezaprzeczalność pochodzenia pliku. Tym samym dokumenty elektroniczne mogą być traktowane równorzędnie w stosunku do dokumentów papierowych opieczętowanych tradycyjną metodą. Przyczynia się to do znacznych oszczędności w firmach przez zastąpienie papieru ich reprezentacją elektroniczną.
Podpisywanie dokumentów pieczęcią cyfrową, w odróżnieniu od podpisu cyfrowego, wykonuje się w wygodny dla użytkownika sposób na serwerze systemu, bez udziału jego stacji roboczej. Weryfikowanie pieczęci jest możliwe wprost w systemie po wybraniu odpowiedniej funkcji z menu. Dzięki temu niekoniecznie trzeba to robić na lokalnej stacji roboczej po otwarciu dokumentu w przeglądarce Acrobat Reader, która zawiera takie mechanizmy.
Statusy formularzy
System umożliwia określenie dostępności pól na formularzu w zależności od jego statusu. Uprawniony użytkownik może określić, które pola będą widoczne lub ukryte oraz które będą mogły być uzupełnione danymi lub modyfikowane na danym etapie obsługi.
Reguły w formularzach
Mechanizm reguł logicznych w formularzach umożliwia dynamiczne sterowanie ich zawartością. Reguły dotyczą statusu formularza lub wartości w polach. Możliwe jest również priorytetowanie kolejności wykonania poszczególnych reguł. W przypadku gdy reguła dotyczy statusu w jakim znajduje się formularz umożliwia ona uzupełnianie pól odpowiednimi wartościami lub uzależnia dostępność lub aktywność pola. W przypadku gdy reguła dotyczy wartości pola umożliwia w zależności od wartości wprowadzonej do innego pola tego samego formularza uzupełnianie pola odpowiednimi wartościami, ustanowienie wymogu wypełnienia tego pola lub decyduje o jego wyświetleniu bądź ukryciu. Możliwe jest również pobieranie danych do podformularza oraz przesuwanie dat względem siebie (np. ustalenie daty realizacji w zależności od daty umowy).
Współpraca formularzy z systemami zewnętrznymi
Możliwy jest import danych do formularzy i eksport danych z formularzy do plików tekstowych. System umożliwia definiowanie zakresu eksportowanych i importowanych danych, a także formatowanie plików w zakresie separatorów tekstu i pól oraz kodowania tekstu.
Funkcje zewnętrzne obiegu dedykowane dla formularzy
W ramach obiegu możliwe jest wywołanie Funkcji zewnętrznych dedykowanych dla formularzy, które obejmują:
- zmianę statusu formularza,
- utworzenie nowego formularza,
- edycję formularza,
- ustawienie wartości pola w formularzu.
Zapytaj o więcej szczegółów! Wyślij zapytanie ›