Zarządzanie dokumentami elektronicznymi w systemie

Gromadzenie i porządkowanie dokumentów

Dokumenty przechowywane w module DMS organizowane są w strukturę drzewiastą. Umożliwia to wygodne ustalenie hierarchicznego układu dokumentów dla każdego poziomu czy też działu firmy. Zawartość dokumentów może być wyświetlana bezpośrednio w oknie modułu. Funkcje uporządkowane są w klasycznym rozwijanym menu. Istnieje szereg mechanizmów ułatwiających pracę z dokumentami oraz ich wyszukiwanie. Każdy dokument posiada metrykę określającą informacje ogólne dokumentu. Dane znajdujące się w metryce mogą być rozszerzone o nowe pozycje przez użytkownika systemu. Dokumenty mogą być również ze sobą powiązane tworząc komplety niezależnie od miejsca w drzewie w którym zostały zapissne. Aby uniknąć duplikacji danych istnieje mechanizm odnośników do dokumentów. W łatwy sposób można przenosić pomiędzy poszczególnymi katalogami drzewa dokumentów poszczególne elementy, bez utraty struktury i zawartości folderów.

Typy dokumentów, wprowadzanie

Moduł DMS może być w prosty i szybki sposób zasilany dokumentami:

  • z dysku stacji roboczej użytkownika systemu ISOF-WORKFLOW,
  • z poczty elektronicznej (e-mail w DMS),
  • z systemów biurowych (LibreOffice, MS Office i innych),
  • ze skanera (np. faktura zakupowa),
  • z wbudowanego edytora plików tekstowych i HTML,
  • "wirtualnymi dokumentami" z innych modułów systemu (Formularz, Klient, Aktywność CRM, Zadanie CRM, Faktura, Zgłoszenie serwisowe).

Klasyfikacja i kategoryzacja dokumentów, cykl życia dokumentu

Możliwe jest rejestrowanie dokumentów zgodnie z zasadami obowiązującymi w administracji. Zarejestrowane dokumenty są odpowiednio klasyfikowane, następuje nadanie numeru zbudowanego w oparciu o klasyfikację dziesiętną (na numer składają się następujące informacje: symbol jednostki organizacyjnej, symbol klasyfikacji dziesiętnej, kolejny numer sprawy, kolejny numer akt sprawy, rok). Odpowiednia klasyfikacja sprawy dokumentu może wyznaczać kategorię, z którą związana jest m.in. informacja o archiwizacji dokumentu oraz jak długo dokument musi być przechowywany.

W ten sposób w DMS dostępny jest rejestr spraw będący chronologicznym spisem wszystkich wpływających i obsługiwanych dokumentów. Możliwe jest również wyszukiwanie spraw w oparciu o numer lub kategorię nadaną podczas rejestracji. Każda kategoria może być przypisana do obiegu. Dokument po nadaniu numeru klasyfikacyjnego automatycznie wchodzi w cykl pracy obiegu.

Subskrypcje

Dokumenty mogą być subskrybowane na rzecz użytkowników, a informacje o nowych wersjach, jakichkolwiek zmianach w dokumencie lub folderze i obiegach będą przekazywane do wskazanych użytkowników w formie powiadomień lub poczty elektronicznej.

Zarządzanie wersjami dokumentu

Każda modyfikacja dokumentu w DMS jest rejestrowana poprzez nadanie: kolejnego numeru wersji, daty zmiany, nazwiska osoby wprowadzającej jak również poprzez możliwość krótkiego opisu modyfikacji. Jednocześnie system zachowuje wszystkie poprzednio zarejestrowane wersje dokumentu lub ich zdefiniowaną indywi-dualnie wymaganą ilość.

Wyszukiwanie

Najprostszą metodą wyszukiwania jest wpisanie nazwy dokumentu oraz przybliżonego miejsca w którym dokument ma być poszukiwany. Po odnalezieniu dokumentu można użyć funkcji lokalizuj, która odszuka dokument i określi jego miejsce w drzewie. W przypadku dołączenia danego dokumentu do wielu obszarów roboczych system zmniejsza duplikowanie danych, które w rzeczywistości zapisane są w systemie w jednej lokalizacji. Dodatkowo wyświetlane są szczegółowe informacje o wybranym dokumencie: jego unikalny numer, informacja u kogo znajduje się w obiegu, wersja dokumentu, format, rozmiar oraz data i godzina utworzenia dokumentu. Aby uszczegółowić wyszukiwanie należy wybrać cechę według której będzie szukany dokument. Można wyszukiwać wewnątrz zadanego foldera, określić z jakiego przedziału czasowego ma pochodzić dokument, ustalić rozszerzenie, typ, ilość wersji i rozmiar dokumentu oraz autora, która utworzył dany dokument i kontrahenta do którego był kierowany. Wyszukiwanie całotekstowe z kolei pozwala na wyszukiwanie wystąpienia słów kluczowych lub dowolnego ciągu znaków występujących w poszukiwanym dokumencie. Szukać można w obszarach roboczych, zawartości plików tekstowych, e-mailach, zintegrowanej skrzynce wiadomości, plikach PDF i RTF, dokumentach pakietów biurowych.

Gdy system zostaje zasilony plikami graficznymi formatów TIF, PNG, JPG, BMP, GIF mechanizm OCR rozpoznaje zawarte w nich znaki graficzne i zamienia je na tekst, który zostaje zapisany w indeksach i wykorzystywany przez mechanizm wyszukiwania całotekstowego. Dodatkowo istnieje możliwość określania języka w skanowanym materiale co zwiększa precyzję dopasowania i identyfikowania tekstu. Niezależnie od tego rozwiązania wyszukiwanie jest prowadzone również w obrębie metadanych plików graficznych EXIF.

Tablica wyników

Tablica wyników (ang. Dashboard) jest mechanizmem prezentacji wykresów i raportów generowanych w oparciu o dane gromadzone w poszczególnych modułach systemu. Każdemu pracownikowi zgodnie z jego poziomem uprawnień dostępu do danych można przygotować indywidualny zestaw wyświetlanych informacji.

Bezpieczeństwo dokumentów

W celu uzyskania pełnej kontroli nad korzystaniem z DMS możliwe jest definiowanie uprawnień zarówno dla katalogów jak i dokumentów. Dzięki temu dokument można udostępnić tylko do podglądu, tylko do modyfikacji lub też zabronić dostępu zupełnie. Wybranym użytkownikom można nadać uprawnienia „administratorów lokalnych” określonych folderów lub dokumentów dzięki czemu mogą oni decydować o uprawnieniach innych użytkowników, np. z określonych działów firmy. Możliwe jest również nadanie tzw. czasowego uprawnienia do dokumentu. Po upływie wymaganego czasu przestaje on być dostępny.

Podpis cyfrowy, pieczęć cyfrowa, blockchain

Podpis cyfrowy to nowoczesna forma podpisywania wszelkich dokumentów występujących w formie elektronicznej. Jest on odpowiednikiem podpisu odręcznego stawianego na dokumencie papierowym. Dzięki niemu wszystkie dokumenty można przesyłać w formie elektronicznej. Gwarantuje on i jednocześnie weryfikuje autentyczność osoby podpisującej. Pieczęć cyfrowa, w odróżnieniu od podpisu cyfrowego, może być w firmie przypisana do wielu osób, ułatwiając obieg pracy grupowej. Jest często wykorzystywana do podpisywania dokumentów przez uprawnione osoby z poszczególnych działów firmy np.: finansowego.

W systemie ISOF można podpisywać dokumenty cyfrowe dwiema metodami (pieczęcią i podpisem cyfrowym):

  • pieczęcią firmową kwalifikowaną (Szafir KIR), a także niekwalifikowaną (wydawaną przez HEUTHES lub samodzielnie),
  • podpisem kwalifikowanym (przykładowe certyfikaty to Certum ASSECO, Szafir KIR i inne) oraz niekwalifikowanym (wydawanym przez HEUTHES lub samodzielnie).

W systemie ISOF dostępne są poniższe profile podpisów dla pieczęci i podpisów cyfrowych przy podpisywaniu plików:

  • PDF
    • PAdES widoczny (dedykowany do podpisywania plików PDF, z widoczną grafiką z podpisem, z informacją kto i kiedy podpisał, z opcjonalnym uzasadnieniem i znakiem graficznym, w wybranym miejscu, na wybranej stronie),
    • PAdES niewidoczny (dedykowany do podpisywania plików PDF, bez widocznej grafiki z podpisem, uruchomienie funkcji ‘weryfikacja podpisu’ umożliwia odczytanie informacji o podpisie),
    • XAdES otaczający (podpisywany dokument i podpis są razem w kopercie XML),
    • XAdES zewnętrzny (podpisywany dokument i podpis są w osobnych plikach),
  • XML
    • XAdES otoczony (stosowany do podpisywania plików w formacie XML, szeroko wykorzystywany w obrębie EDI oraz do przesyłania deklaracji i rozliczeń do urzędów publicznych, m.in. Ministerstwa Finansów i ZUS),
    • XAdES otaczający,
    • XAdES zewnętrzny,
    • XAdES równoległy (podpisywany dokument może posiadać kilka podpisów równocześnie),
  • pozostałych typów plików
    • XAdES zewnętrzny.

W systemie ISOF pieczęć cyfrowa jest powszechnie używana do uwiarygodniania faktur sprzedażowych. Dzięki modułowi DMS istnieje możliwość pieczętowania również innych dokumentów, np. korespondencji elektronicznej, ofert i ulotek handlowych, prawnych rozporządzeń firmowych i oficjalnych dokumentów firmowych.

Zaletą pieczęci kwalifikowanej jest również rozpoznawanie jej zarówno przez wszystkie przeglądarki i dokumenty w nich wyszukiwane, jak i popularny czytnik plików PDF Adobe Acrobat. Stosując kwalifikowaną pieczęć cyfrową nie trzeba wgrywać certyfikatu CA HEUTHES ponieważ znajduje się on w zestawie urzędów certyfikacyjnych, standardowo w przeglądarce.

Kwalifikowana pieczęć cyfrowa w ISOF spełnia wszystkie wymogi prawa UE i jest zgodna z rozporządzeniem eIDAS.

Podpis cyfrowy widoczny (visible) bardzo upraszcza i przyspiesza wszelkie procedury formalne, pozwala zaoszczędzić czas poprzez możliwość przesyłania dokumentów drogą elektroniczną.

W systemie ISOF można mieć kilka zdefiniowanych jednocześnie podpisów np.: kwalifikowany oraz niekwalifikowany.

Dokumenty w DMS mogą być przekształcone finalnie do postaci plików PDF/A (archiwalnych PDF). Format ten jest przeznaczony do długoterminowej archiwizacji danych elektronicznych z zachowaniem struktury pliku, która pomimo obserwowanego rozwoju dokumentów elektronicznych ma umożliwić odtworzenie w przyszłości niezmienionych dokumentów. Dodanie do takich dokumentów podpisu cyfrowego lub pieczęci cyfrowej powoduje, że dokumenty te stają się zabezpieczone.

Obydwie metody (podpis i pieczęć) zapewniają nienaruszalność treści i dat oraz niezaprzeczalność pochodzenia pliku. Tym samym dokumenty elektroniczne mogą być traktowane równorzędnie w stosunku do dokumentów papierowych opieczętowanych tradycyjną metodą. Przyczynia się to do znacznych oszczędności w firmach przez zastąpienie papieru ich reprezentacją elektroniczną.

Podpisywanie dokumentów wykonuje się w wygodny dla użytkownika sposób na serwerze systemu, bez udziału jego stacji roboczej. Weryfikowanie pieczęci jest możliwe wprost w systemie po wybraniu odpowiedniej funkcji z menu. Dzięki temu niekoniecznie trzeba to robić na lokalnej stacji roboczej po otwarciu dokumentu w przeglądarce Acrobat Reader, która zawiera takie mechanizmy.

Dzięki technologii HEUTHES Blockchain Security Module dokumenty elektroniczne w systemie mogą być opatrzone sygnaturą cyfrową blockchain, którą można sprawdzać, weryfikując tym samym autentyczność co do zawartości i czasu utworzenia dokumentu.

Obsługa/archiwum poczty elektronicznej

Wszystkie dokumenty zarówno tradycyjne jak i poczta elektroniczna, faksy, a nawet poczta głosowa mogą być zarejestrowane i obsługiwane tak jak inne dokumenty w jednym obiegu DMS, a więc podlegają jednakowym standardom opisanym ściśle w definicji.

W module DMS możliwa jest również obsługa poczty elektronicznej. Dzięki temu wszystkie wiadomości przychodzące i wychodzące z firmy, zarówno z ogólnych jak i indywidualnych kont pocztowych są zgromadzone w jednym systemie i mogą być dostępne innym osobom z zachowaniem odpowiednich uprawnień. Możliwe jest ich przeszukiwanie całotekstowe według frazy zawartej wewnątrz dokumentu.

Dzięki obsłudze SMTP/POP3/IMAP możliwe jest swobodne zarządzanie i operowanie wieloma folderami pocztowymi. Obsługa poczty w ISOF-Workflow przypomina pracę w popularnych programach pocztowych (Outlook, Thunderbird).

Bezpieczne usuwanie dokumentów

Usuwanie dokumentu w module DMS odbywa się dwustopniowo. Pierwszym etapem jest wyrzucenie plików do „kosza”. Usuwany dokument nie może być w obiegu (nie dotyczy e-maili), nie może mieć przypisanego projektu, a także nie może mieć przypisanego numeru sprawy.

Użytkownicy mający uprawnienia dostępu do panelu administratora mogą decydować o dalszych losach dokumentu znajdującego się w koszu. Mogą go ostatecznie usunąć lub przywrócić do poprzedniej lokalizacji. W opcjach systemowych istnieje możliwość zdefiniowania czasu przechowywania dokumentu w koszu. Dokumenty w koszu zostają uwzględnione w codziennej kopii systemu. Z kolei te, które będą w nim dłużej niż 30 dni dodatkowo będą zarchiwizowane na nośniku optycznym. Po upływie zadanego okresu dokument jest kasowany z bazy danych, przy czym jego historia zostaje pomimo tego zachowana. Można też takie dokumenty wyszukiwać i przeglądać ich historię.

TAPIR - zmiana formatu plików

DMS wykorzystuje możliwości serwera TAPIR. Dzięki niemu można w czasie rzeczywistym dynamicznie zmieniać formaty przesyłanych dokumentów. W powiązaniu z technologią Client-Web-Server umożliwia to budowę mechanizmu, który dokumenty DMS zamienia przykładowo na wygodne pliki popularnych arkuszy kalkulacyjnych lub do formatu PDF. Te z kolei można w łatwy sposób wydrukować lub wysłać pocztą elektroniczną. Wywołanie funkcji zmiany formatu pliku powoduje zapisanie wskazanego dokumentu w wybranym formacie jako kolejnej, rejestrowanej wersji bez konieczności tworzenia nowego elementu w drzewiastej strukturze DMS. Użytkownik ma możliwość dokonania następujących konwersji:

  • TXT na: PDF, ODT, DOC, HTML,
  • ODT na: PDF, DOC, TXT,
  • DOC na: PDF, ODT, TXT,
  • XLS na: PDF, ODS, TXT,
  • ODS na: PDF, XLS, TXT,
  • SXW na: PDF, ODT, DOC,
  • TIF, PNG, JPG, BMP, GIF na: TXT (OCR), PDF.

TAPIR został również wykorzystany w mechanizmie wyszukiwania DMS. Zapewniając zamianę formatu plików na format tekstowy wykorzystywany w trakcie procesu indeksowania dokumentów umożliwia wyszukiwanie wystąpienia słów kluczowych w zawartości plików tekstowych, graficznych, emailach, zintegrowanej skrzynce wiadomości, plikach PDF i RTF oraz dokumentach popularnych pakietów biurowych.

Zapytaj o więcej szczegółów! Wyślij zapytanie ›