Zastępstwa

Dzięki architekturze systemu opartej o jeden, centralny algorytm przetwarzania obiegów w standardzie automatu skończonego oraz powiązania modułów DMS i Kadry-Płace możliwe było wprowadzenie w systemie obsługi mechanizmu zastępstw pracowników. Dzięki zastępstwom żadna informacja firmowa nie będzie przeoczona lub przeterminowana.

W wyniku nieobecności pracowników w firmie panuje niezrównoważony stan w zakresie obiegu informacji. Funkcja Balansera przywraca równowagę w tym zakresie zarządzając udostępnianiem dokumentów zastępcom, bądź też rozdziałem dokumentów pomiędzy wielu zastępców lub grupy osób zgodnie z regułami. Pozwala ona również sprawdzić bieżący stan obecności i zastępstw i zweryfikować czy wszystkie osoby są prawidłowo zastępowane. Za pomocą Balansera można modelować procesy przestrojenia ręcznie lub w określonym czasie dnia z wykorzystaniem szablonów off-line. Funkcję Balansera można również uruchomić wewnątrz obiegu, za pomocą tzw. funkcji wbudowanej. Obieg skutkuje wtedy zastępstwami zgodnie z regułami przypisanymi do obiegu.

W danych kadrowych możliwe jest definiowanie zastępców nieobecnych. Możliwe jest wpisanie zastępstwa stałego lub terminowego danej osoby oraz określenie zwierzchnictwa służbowego danej osoby. Każda osoba może mieć kilku zastępców lub może ją zastępować grupa osób. Oprócz definicji istnieje też rejestr zdarzeń związanych z obecnością. Rejestr ten może być zasilany danymi automatycznie z RCP (Rejestru Czasu Pracy) lub z innych systemów HR i zawiera datę oraz ewentualną przyczynę nieobecności. Rejestr jest wykorzystywany do przestrojenia obiegu dokumentów w taki sposób aby mieli do nich dostęp zastępcy. W małych firmach rejestr może być prowadzony ręcznie. Zastępstwa mogą być zintegrowane z innymi systemami HR i RCP w trybie online (Web Services) lub wsadowym.