Oszczędności na przykładzie obsługi wniosków urlopowych

Bank jako instytucja o rozproszonej strukturze jednostek organizacyjnych często angażuje relatywnie duże środki finansowe na obsługę zasobów i procesów wewnątrz organizacji. Np. obieg papierowych wniosków urlopowych pozornie wydaje się mało kosztownym elementem funkcjonowania banku. Zalety i korzyści wprowadzenia elektronicznej obsługi wniosków urlopowych pracowników można zilustrować na poniższym przykładzie. W trakcie typowego procesu obsługi papierowego wniosku urlopowego zaangażowane są trzy osoby: pracownik starający się o urlop, jego przełożony oraz pracownik z zespołu kadrowego. Przed złożeniem wniosku pracownik sprawdza w dziale kadr ilość dni dostępnego urlopu. Zespół kadrowy aby ustalić wymiar urlopu do wykorzystania musi sprawdzić jego rzeczywisty stan w systemie informatycznym. Po uzyskaniu informacji pracownik może wypisać papierowy wniosek urlopowy i przekazać go do akceptacji przełożonemu. Aby zaakceptować wniosek przełożony musi sprawdzić planu urlopowy zespołu, w którym jest zatrudniony pracownik. Zespół kadrowy po otrzymaniu zatwierdzonego wniosku urlopowego wprowadza go do systemu komputerowego. W ostatnim kroku pracownik sprawdza czy jego wniosek został ostatecznie zaakceptowany. Jak wygląda z kolei ten sam proces obsługi wniosków urlopowych po wprowadzeniu formularzy elektronicznych? Na pierwszym etapie pracownik przy użyciu odpowiedniego przycisku w systemie ISOF-Workflow uruchamia formularz elektroniczny, który uzupełnia. Przed zatwierdzeniem formularza następuje weryfikacja dostępności urlopu. Następnie wypełniony formularz z wnioskiem jest kierowany zgodnie z dedykowanym obiegiem obsługi wniosków urlopowych do przełożonego. Przełożony elektronicznie akceptuje wniosek po sprawdzeniu w systemie planu urlopowego dla zespołu, w którym jest zatrudniony pracownik. Zatwierdzony przez przełożonego wniosek elektroniczny trafia do zespołu kadrowego. Następuje automatyczna aktualizacja planu urlopowego i wysyłka odpowiedniej informacji do pracownika o ostatecznej akceptacji wystawionego przez niego wniosku urlopowego.

Porównując obsługę papierowego i elektronicznego wniosku urlopowego można przeprowadzić symulację kosztów obydwu wariantów. Zakładając, że opisany powyżej proces obsługi wniosków papierowych przebiega w zbliżony sposób w większości banków a średni czas wykonania jednej czynności wynosi od 2 do 5 minut. Możemy wyliczyć, że dla całej operacji potrzebne jest blisko 30 minut pracy dla jednego wniosku urlopowego i zaangażowanie w jego obsługę trzech osób. Średnia płaca brutto wynosi obecnie 3800 PLN całkowitego kosztu pracodawcy. Przyjmując taką kwotę wysokości pensji osób występujących w przykładzie oraz 2000 godzin roboczych w roku, otrzymuje się koszt obsługi jednego wniosku na poziomie blisko 12 PLN. Zakładając, że pojedynczy pracownik składa w ciągu roku przeciętnie 4 wnioski a firma zatrudnia 50 pracowników otrzymujemy roczne koszty obsługi papierowych wniosków urlopowych na poziomie ponad 2400 PLN. Z kolei wprowadzenie w ISOF-Workflow formularza i zdefiniowanie elektronicznego procesu obsługi wniosków urlopowych owocuje znacznym zmniejszeniem ilości czynności koniecznych do wykonania. Dodatkowo pracę osoby działu kadr zastępują automatyczne czynności wykonywane natychmiast przez system. W efekcie czas dla całej operacji został skrócony do 4 minut, a w jego obsługę angażuje się tylko dwie osoby. Przy takich założeniach koszt obsługi pojedynczego wniosku wynosi 1,50 PLN. Całkowity, roczny koszt obsługi formularzy elektronicznych w skali tej samej firmy to 300 PLN. Reasumując, otrzymuje się 8-krotne oszczędności czasu i kosztów w porównaniu z obsługą tradycyjnych wniosków urlopowych. Jak wykazują badania podobny poziom oszczędności uzyskuje się przy konwersji większości typów wniosków papierowych na formularze elektroniczne.