Obsługa faktur elektronicznych

Bank przy prowadzeniu bieżącej działalności operacyjnej w każdym miesiącu otrzymuje od dostawców i kontrahentów dziesiątki faktur. Proces ich weryfikacji, opisu, zatwierdzenia do wypłaty zwykle jest bardzo czasochłonny. Przy rozproszeniu jednostek organizacyjnych biorących udział w procesie zatwierdzenia faktury do wypłaty zdarza się, że czas związany z przekazywaniem fizycznego dokumentu jest za długi i przekracza wskazany na dokumencie okres płatności System ISOF-Workflow wspiera obsługę zarówno papierowych, jak i elektronicznych faktur. Dokumenty papierowe po zeskanowaniu i przekształceniu do PDF są opatrywane pieczęcią cyfrową, która zapewnia nienaruszalność treści i dat oraz niezaprzeczalność pochodzenia pliku. Następnie są one kierowane do dedykowanego procesu obsługi faktur. Jeżeli bank otrzymuje od kontrahenta elektroniczne wersje PDF dokumentów zakupowych to również one po opatrzeniu pieczęcią są kierowane do tego samego obiegu.

Pierwszy etap procesu obsługi to rejestracja w systemie faktury papierowej lub elektronicznej. Kończy się on gdy plik zostaje umieszczony w odpowiednim folderze DMS. W przypadku faktury zeskanowanej kolejnym krokiem jest wysłanie jej do osoby, która wystawi powiązany odpowiednik w systemie (jeżeli faktura elektroniczna zawiera załącznik w formacie EDI-XML GS1 jest ona bezpośrednio importowana do systemu faktur zakupowych). Po wystawieniu faktury należy ją przesłać do opisu elektronicznego. Faktura po opisaniu zostaje przesłana do kolejnych pracowników do kilkustopniowego zatwierdzenia. Pierwszym z nich jest zatwierdzenie merytoryczne. Po zatwierdzeniu merytorycznym następuje przesłanie faktury do kolejnej osoby, która dokonuje jej kontroli formalno-rachunkowej. Akceptuje ona do spłacenia należności powstałe z tytułu faktury. Ostateczne skierowanie do wypłaty następuje po zatwierdzeniu stwierdzającym, że dokument został zaakceptowany przez upoważnionych pracowników Po wypłacie obieg zostaje zakończony. Dla przypadków wymagających wyjaśnienia dedykowany jest specjalny, odrębny stan do którego trafiają wątpliwe faktury. Historię całego procesu obsługi można zobaczyć w postaci tabelarycznej i graficznej. Możliwe jest odszukanie dokumentu zarówno na podstawie numeru faktury obcej jak i numeru nadanego przez moduł obsługi faktur zakupowych systemu oraz według kontrahenta. Dla każdego stanu możliwe jest określenie czasu jaki przeznaczony zostanie na wykonanie kolejnej akcji oraz wybranie użytkowników lub grup do jakich domyślnie kierowany jest dokument w danym stanie obiegu. Na podstawie raportu dokumentów w obiegach możliwe jest sprawdzenie ilości dokumentów pozostających w danym stanie, ilości dokumentów które zmieniły stan w określonym czasie oraz sprawdzenie historii danego dokumentu.