Formularze do obiegu wniosków dla usług bankowych

W jednym z banków system ponad 200 formularzy służy do obsługi rejestracji i przetwarzania wniosków składanych przez klientów w centrali, oddziałach lub 1800 placówkach banków zrzeszonych. Pierwsze formularze stworzył HEUTHES, kolejne wraz z nabieraniem doświadczenia tworzyli samodzielnie pracownicy banku. Każdy z formularzy ma zdefiniowaną postać graficzną dokumentu do wydruku, dopasowaną do polityki identyfikacji wizualnej banku. Pracownicy banku, którzy pracują z klientami wypełniają formularze będące w praktyce wnioskami, m.in. o wydanie karty, udostępnienie nowych usług i środków dostępu do kanałów elektronicznych. Po wydruku służą one do uzyskania podpisu klienta. Równolegle, postać elektroniczna dokumentu uruchamia w banku obieg prac niezbędnych do uruchomienia nowej usługi.

Papierowe kopie dokumentów z podpisem klienta są przechowywane w banku wyłącznie jako potwierdzenie przyjęcia zlecenia. Zeskanowanie, przekształcenie pliku do PDF i dołączenie go do konta, umożliwia skierowanie papierowych wersji do archiwum. Z kolei dzięki wersji elektronicznej, możliwe jest w każdej chwili odnalezienie dokumentów i weryfikacja historii przebiegu procesu. W systemie rejestrowany jest przebieg i pomiar czasu całego procesu na każdym etapie, umożliwiając jego analizę od złożenia zlecenia do uruchomienia. Dzięki temu wszystkie procesy mogą być stale ulepszane w danej organizacji.