Archiwizacja i inne możliwości systemu

ISOF-WORKFLOW oprócz obsługi obiegów dokumentów i pracy dzięki definiowaniu i odwzorowaniu struktury organizacyjnej firm i grup pracowników oraz ich ról w jednostkach organizacyjnych spełnia również funkcje wirtualnego dysku twardego będącego magazynem elektronicznych informacji firmowych. Szereg poniższych cech systemu powoduje, że jest on niezastąpionym narzędziem w nowoczesnych firmach.

Gromadzenie i porządkowanie dokumentów

Dokumenty przechowywane w module DMS organizowane są w strukturę drzewiastą. Umożliwia to wygodne ustalenie hierarchicznego układu dokumentów dla każdego poziomu, czy też działu firmy. Zawartość dokumentów może być wyświetlana bezpośrednio w oknie modułu.
Funkcje uporządkowane są w klasycznym, rozwijanym menu. Istnieje szereg mechanizmów ułatwiających pracę z dokumentami oraz ich wyszukiwanie. Każdy dokument posiada metrykę określającą informacje ogólne dokumentu. Dane znajdujące się w metryce mogą być rozszerzone o nowe pozycje przez użytkownika systemu. Dokumenty mogą być również ze sobą powiązane tworząc komplety niezależnie od miejsca w drzewie w którym zostały zapisane. Aby uniknąć duplikacji danych istnieje mechanizm odnośników do dokumentów. W łatwy sposób można przenosić pomiędzy poszczególnymi katalogami drzewa dokumentów poszczególne elementy, bez utraty struktury i zawartości folderów.

Typy dokumentów, wprowadzanie

Moduł DMS może być w prosty i szybki sposób zasilany dokumentami zewnętrznymi:

  • z dysku stacji roboczej użytkownika systemu ISOF-WORKFLOW,
  • z poczty elektronicznej (e-mail w DMS),
  • z faksu,
  • z systemów biurowych (MS Office, Open Office i innych),
  • ze skanera (np. faktura zakupowa),
  • z wbudowanego edytora plików tekstowych i HTML,
  • "wirtualnymi dokumentami" z innych modułów ISOF (Formularz, Klient, Aktywność CRM, Zadanie CRM, Faktura, Zgłoszenie serwisowe).

Klasyfikacja i kategoryzacja dokumentów, cykl życia dokumentu

Możliwe jest rejestrowanie dokumentów zgodnie z zasadami obowiązującymi w administracji. Zarejestrowane dokumenty są odpowiednio klasyfikowane, następuje nadanie numeru zbudowanego w oparciu o klasyfikację dziesiętną (na numer składają się następujące informacje: symbol jednostki organizacyjnej, symbol klasyfikacji dziesiętnej, kolejny numer sprawy, kolejny numer akt sprawy, rok).

Odpowiednia klasyfikacja sprawy dokumentu może wyznaczać kategorię, z którą związana jest m.in. informacja o archiwizacji dokumentu oraz jak długo dokument musi być przechowywany. W ten sposób w DMS dostępny jest rejestr spraw będący chronologicznym spisem wszystkich wpływających i obsługiwanych dokumentów. Możliwe jest również wyszukiwanie spraw w oparciu o numer lub kategorię nadaną podczas rejestracji. Każda kategoria może być przypisana do obiegu. Dokument po nadaniu numeru klasyfikacyjnego automatycznie wchodzi w cykl pracy zadanego obiegu.

Zarządzanie wersjami dokumentu

Każda modyfikacja dokumentu w DMS jest rejestrowana poprzez nadanie: kolejnego numeru wersji, daty zmiany, nazwiska osoby wprowadzającej jak również poprzez możliwość krótkiego opisu modyfikacji. Jednocześnie system zachowuje wszystkie poprzednio zarejestrowane wersje dokumentu lub zdefiniowaną indywidualnie ich ilość.

Pieczęć cyfrowa

Dokumenty w DMS mogą być przekształcone finalnie do postaci plików PDF/A (archiwalnych PDF). Format ten jest przeznaczony do długoterminowej archiwizacji danych elektronicznych z zachowaniem struktury pliku, która pomimo obserwowanego rozwoju dokumentów elektronicznych ma umożliwić odtworzenie w przyszłości niezmienionych dokumentów. Dodanie do takich dokumentów pieczęci cyfrowej (do faktur również załączników w standardzie EDI-XML GS1) powoduje, że dokumenty te stają się zabezpieczone. Pieczęć cyfrowa, w odróżnieniu od podpisu cyfrowego, może być w firmie przypisana do wielu osób, ułatwiając obieg pracy grupowej. Pieczęć zapewnia nienaruszalność treści i dat oraz niezaprzeczalność pochodzenia pliku. Tym samym dokumenty elektroniczne mogą być traktowane równorzędnie w stosunku do dokumentów papierowych opieczętowanych tradycyjną metodą. Przyczynia się to do znacznych oszczędności w firmach przez zastąpienie papieru ich reprezentacją elektroniczną.

Wyszukiwanie całotekstowe

Najprostszą metodą wyszukiwania jest wpisanie nazwy dokumentu oraz przybliżonego miejsca w którym dokument ma być poszukiwany. Po odnalezieniu dokumentu można użyć funkcji lokalizuj, która odszuka dokument i określi jego miejsce w drzewie. W przypadku dołączenia danego dokumentu do wielu obszarów roboczych system zmniejsza duplikowanie danych, które w rzeczywistości zapisane są w systemie w jednej lokalizacji. Dodatkowo wyświetlane są szczegółowe informacje o wybranym dokumencie: jego unikalny numer, informacja u kogo znajduje się w obiegu, wersja dokumentu, format, rozmiar oraz data i godzina utworzenia dokumentu. Aby uszczegółowić wyszukiwanie należy wybrać cechę według której będzie szukany dokument. Można wyszukiwać wewnątrz zadanego foldera, określić z jakiego przedziału czasowego ma pochodzić dokument, ustalić rozszerzenie, typ, ilość wersji i rozmiar dokumentu oraz autora, która utworzył dany dokument i kontrahenta do którego był kierowany. Wyszukiwanie całotekstowe z kolei pozwala na wyszukiwanie wystąpienia słów kluczowych lub dowolnego ciągu znaków występujących w poszukiwanym dokumencie. Szukać można w obszarach roboczych, zawartości plików tekstowych, e-mailach, zintegrowanej skrzynce wiadomości, plikach PDF i RTF, dokumentach pakietu Open Office. System umożliwia również indeksowanie treści zawartych w informacjach rozszerzonych plików graficznych EXIF formatów TIF i JPG oraz w transakcjach systemu ISOF, fakturach, dokumentach magazynowych oraz opisach towarów i kontrahentów. Szukać też można we wszystkich dostępnych wersjach dokumentów. Funkcja wyświetla ranking trafności dopasowania wśród wyszukanych dokumentów.

Subskrypcje

Dokumenty mogą być subskrybowane, a informacje o jakichkolwiek zmianach w dokumencie lub folderze będą przekazywane do wskazanych użytkowników w formie powiadomień lub poczty elektronicznej.

Tablica wyników

Tablica wyników (ang. Dashboard) jest mechanizmem prezentacji wykresów i raportów generowanych w oparciu o dane gromadzone w poszczególnych modułach.

Funkcja jest zintegrowana z DMS i może korzystać z dowolnych raportów dostępnych w ISOF. Raporty i wykresy mogą być generowane w trybie off-line (np. w nocy) i następnie zapisywane w DMS. Po każdym wykonaniu raportu tworzy się nowa wersja dokumentu w DMS. Użytkownik korzystając z wbudowanego w DMS edytora HTML tworzy nowy dokument zbiorczy, wskazując odnośniki do raportów ISOF.

Każdemu pracownikowi zgodnie z jego poziomem uprawnień dostępu do danych można przygotować indywidualny zestaw informacji wyświetlanych po uruchomieniu przycisku na pulpicie systemu ISOF.

„Drag and drop”

Technologia "przeciągnij i upuść" (ang. "drag and drop") to funkcjonalność wykorzystywana podczas pracy w najnowszych wersjach przeglądarki Chrome.

Bezpieczeństwo dokumentów

W celu uzyskania pełnej kontroli nad korzystaniem z DMS możliwe jest definiowanie uprawnień zarówno dla katalogów jak i dokumentów. Dzięki temu dokument można udostępnić tylko do podglądu, tylko do modyfikacji lub też zabronić dostępu zupełnie. Wybranym użytkownikom można nadać uprawnienia „administratorów lokalnych” określonych folderów lub dokumentów dzięki czemu mogą oni decydować o uprawnieniach innych użytkowników, np. z określonych działów firmy. Możliwe jest również nadanie tzw. czasowego uprawnienia do dokumentu. Po upływie wymaganego czasu przestaje on być dostępny.

Integracja z TLS

W ISOF-WORKFLOW może być wbudowany centralny zarządca certyfikatów TLS, którego podstawowym zadaniem jest realizacja następujących funkcji:

  • generowanie, przydział, rejestracja, edycja i unieważnianie kodów PIN dających użytkownikom dostęp do serwisu certyfikacyjnego,
  • rejestracja, pobieranie i zmiana statusu żądań certyfikacyjnych,
  • obsługa żądań certyfikacyjnych poprzez rejestrowanie wygenerowanych w zewnętrznym programie certyfikatów,
  • generowanie certyfikatów bezpośrednio z modułu,
  • utrzymywanie rejestru wystawionych certyfikatów oraz zmiany ich statusu,
  • rejestracja i obsługa żądań zmiany statusu certyfikatów (zawieszanie, odwieszanie i unieważnianie).

Integracja z LDAP/Active Directory

Firmy, w których protokoły LDAP/Active Directory są używane jako katalogi użytkowników i ich uprawnień mogą również wykorzystać te mechanizmy do pracy z systemem ISOF-WORKFLOW (tryb licencji).

Sprzęg z SOA

ISOF-WORKFLOW ma możliwość współpracy z innymi systemami w trybie on-line. Fundamentem tego rozwiązania jest szyna danych. Szyna danych poprzez odpowiedni interfejs służy do komunikacji ISOF-WORKFLOW z innymi systemami posiadającymi sprzęgi w konwencji SOA (ang. Service Oriented Architecture).

Bezpieczne usuwanie dokumentów

Usuwanie dokumentu w module DMS odbywa się dwustopniowo. Pierwszym etapem jest wyrzucenie plików do „kosza”. Usuwany dokument nie może być w obiegu (nie dotyczy e-maili), nie może mieć przypisanego projektu, a także nie może mieć przypisanego numeru sprawy.

Użytkownicy mający uprawnienia dostępu do panelu administratora mogą decydować o dalszych losach dokumentu znajdującego się w koszu. Mogą go ostatecznie usunąć lub przywrócić do poprzedniej lokalizacji. W opcjach systemowych istnieje możliwość zdefiniowania czasu przechowywania dokumentu w koszu. Po upływie zadanego okresu dokument jest kasowany z bazy danych, przy czym jego historia zostaje pomimo tego zachowana. Można też takie dokumenty wyszukiwać i przeglądać ich historię.

ISO 9000

DMS umożliwia również wspieranie przedsiębiorstw w czasie wdrażania oraz stosowania w firmach rodziny norm ISO serii 9000. Przechowuje, porządkuje oraz udostępnia dokumentację związaną z procedurami jakości. Ponadto pozwala na zdefiniowanie i wdrożenie w firmie procedur (obiegów), a następnie ułatwia nadzór nad ich stosowaniem w praktyce.

TAPIR - zmiana formatu plików

DMS wykorzystuje możliwości serwera TAPIR. Dzięki niemu można w czasie rzeczywistym dynamicznie zmieniać formaty przesyłanych dokumentów. W powiązaniu z technologią Client-Web-Server umożliwia to budowę mechanizmu, który dokumenty DMS zamienia przykładowo na wygodne pliki popularnych arkuszy kalkulacyjnych lub do formatu PDF. Te z kolei można w łatwy sposób wydrukować lub wysłać pocztą elektroniczną.

Wywołanie funkcji zmiany formatu pliku powoduje zapisanie wskazanego dokumentu w wybranym formacie jako kolejnej, rejestrowanej wersji bez konieczności tworzenia nowego elementu w drzewiastej strukturze DMS.

Użytkownik ma możliwość dokonania następujących konwersji:

  • TXT na: PDF, ODT, DOC, HTML,
  • ODT na: PDF, DOC, TXT,
  • DOC na: PDF, ODT, TXT,
  • XLS na: PDF, ODS, TXT,
  • ODS na: PDF, XLS, TXT,
  • SXW na: PDF, ODT, DOC,
  • TIF na: TXT (OCR), PDF.

TAPIR został również wykorzystany w mechanizmie wyszukiwania DMS. Zapewniając zamianę formatu plików na format tekstowy wykorzystywany w trakcie procesu indeksowania dokumentów umożliwia wyszukiwanie wystąpienia słów kluczowych w zawartości plików tekstowych, emailach, zintegrowanej skrzynce wiadomości, plikach PDF i RTF oraz dokumentach pakietu OpenOffice i MS Office.

Nowoczesna architektura

Nowoczesna architektura umożliwia zintegrowanie ISOF-WORKFLOW z innymi systemami poprzez szynę danych w koncepcji SOA. System jest również przystosowany do obsługi podpisu cyfrowego.

E-learning, videokonferencje

W systemie ISOF możliwe jest szkolenie użytkowników na specjalnie utworzonej platformie e-learningowej AKADEMIA ISOF. Aktualnie dostępne są kursy:

  • DMS - krok po kroku (33 lekcje, obejmuje ISOF-WORKFLOW),
  • Nowoczesne systemy ERP (10 lekcji),
  • Sprzedaż - krok po kroku (16 lekcji),
  • CRM - krok po kroku (14 lekcji),
  • Finanse i Księgowość - krok po kroku (42 lekcje).
  • Firma HEUTHES zapewnia również wsparcie w postaci tele- i wideokonferencji.

Wersje językowe

Obok polskiej wersji językowej systemu, HEUTHES udostępnił i stale prowadzi rozwój odpowiedników angielsko- i niemieckojęzycznych.

Zapytaj o więcej szczegółów! Wyślij zapytanie ›