Obsługa urzędów

Doskonałym miejscem w którym sprawdza się DMS są urzędy. Z racji swej specyfiki przetwarzane są tam olbrzymie ilości dokumentów powiązanych z określonymi sprawami, które muszą być załatwione w krótkim, ściśle określonym czasie. DMS umożliwia klasyfikowanie i kategoryzację dokumentu wraz z określeniem jego cyklu życia. Możliwe jest rejestrowanie dokumentów zgodnie z zasadami obowiązującymi w administracji. Zarejestrowane dokumenty są odpowiednio klasyfikowane, następuje nadanie numeru zbudowanego w oparciu o klasyfikację dziesiętną (na numer składają się następujące informacje: symbol jednostki organizacyjnej, symbol klasyfikacji dziesiętnej, kolejny numer sprawy, kolejny numer akt sprawy, rok). Odpowiednia klasyfikacja dokumentu sprawy może wyznaczać kategorię, z którą związana jest m.in. informacja o archiwizacji dokumentu oraz jak długo dokument musi być przechowywany. Dodatkowo jest możliwe zdefiniowanie kategorii archiwalnych, które dzielą dokumentację na dwie podstawowe grupy: materiały archiwalne i niearchiwalne. Materiały archiwalne mają ściśle określony czas przechowywania. W ten sposób w DMS dostępny jest rejestr spraw będący chronologicznym spisem wszystkich wpływających i obsługiwanych dokumentów. Możliwe jest również wyszukiwanie spraw w oparciu o numer lub kategorię nadaną podczas rejestracji.