Obsługa firm handlowych

Każdego dnia w firmach handlowych realizuje się wiele powtarzalnych procesów: sprzedaży, przygotowania ofert czy obsługi reklamacji. Zapanowanie nad prawidłowym przebiegiem zdarzeń, w których uczestniczą pracownicy różnych działów jest sporym wyzwaniem. Na liście obiegów DMS znajdują się często realizowane procesy w firmie. Są tam informacje o dziale przypisanym do realizacji danego procesu oraz maksymalnym, dopuszczalnym czasie jego wykonania. Przyjrzymy się dokładniej jak wygląda definicja przykładowego obiegu sprzedażowego w firmie handlowej.

Przykładowy cykl sprzedażowy może składać się z szeregu stanów. Pierwszym z nich jest „Początek” do którego trafiają wszystkie dokumenty lub klienci. DMS pozwala na wysyłanie w obieg nie tylko klientów, ale również dokumentów z nimi związanych. Dla każdego ze stanów można zdefiniować okres czasu, po przekroczeniu którego dokument znajdujący się w danym stanie staje się przeterminowany, tzn. przekroczony zostaje dla niego czas przebywania w danym stanie. Aby nastąpiło przejście dokumentu do innego stanu muszą zostać podjęte zdefiniowane wcześniej akcje. Przykładowo ze stanu „Modyfikacja Oferty” dokument może zostać przemieszczony do innego stanu na skutek podjęcia dwóch akcji: „Nowa Oferta” lub „Negocjować”. W wypadku akcji „Nowa Oferta” dokument zostanie przemieszczony z powrotem do etapu „Przygotowania Oferty”. Z kolei w wyniku akcji „Negocjować” dokument zostanie przemieszczony do etapu „Negocjacji”.

Załóżmy, że w wyniku zmian wewnątrz obiegu sprzedaży konieczne jest utworzenie nowej akcji pozwalającej na przejście ze stanu „Negocjacje” do stanu „Modyfikacja Oferty”. W jaki przykładowy sposób można wykonać to zadanie? Na początku należy stworzyć nową akcję w stanie „Negocjacje”. Można nadać jej nazwę „Konieczna Modyfikacja Oferty”, a następnie wybrać stan do którego zostanie przemieszczony dokument w wyniku wykonania tej akcji. Przejście pomiędzy stanami może wiązać się z utworzeniem nowego dokumentu (np. Aktywności CRM) na podstawie szablonu. W tym celu należy ustawić typ aktywności, określić osobę do której zostanie przypisana, a następnie zdefiniować kampanię oraz produkt którego ta Aktywność będzie dotyczyć. Na koniec należy dołączyć do szablonu Aktywności notatkę w której informuje się pracownika któremu ta Aktywność została przydzielona aby przeprowadził ponownie rozpoznanie potrzeb klienta. Tak przygotowany szablon zostaje zapisany. Od tej pory przy każdym wywołaniu tej akcji automatycznie będzie tworzona nowa Aktywność.